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यूरोपीय संघ के लेखा परीक्षकों का कहना है कि आयोग को भविष्य की आईटी परियोजनाओं में इसी तरह की देरी और अधिक खर्च से बचने के लिए शेंगेन इन्फो सिस्टम के विकास से सीखे गए सबक को लागू करना चाहिए।
यूरोपियन कोर्ट ऑफ ऑडिटर्स (ईसीए) की विशेष रिपोर्टें पूरे वर्ष प्रकाशित की जाती हैं, जो विशिष्ट ईयू बजटीय क्षेत्रों या प्रबंधन विषयों के चयनित ऑडिट के परिणाम प्रस्तुत करती हैं।
इस विशेष रिपोर्ट (संख्या 3/2014) का शीर्षक है यूरोपीय आयोग की दूसरी पीढ़ी के शेंगेन सूचना प्रणाली (एसआईएस II) के विकास से सबक, जांच की गई कि आयोग ने योजना से छह साल बाद और शुरुआती अनुमानों से कहीं अधिक लागत पर एसआईएस II क्यों वितरित किया। इसने यह भी जांचा कि क्या पूरे प्रोजेक्ट में एसआईएस II के लिए एक मजबूत व्यावसायिक मामला था, जिसमें लागत और अपेक्षित लाभों में बड़े बदलावों को ध्यान में रखा गया था। इसके अलावा, यूरोपीय संघ के लेखा परीक्षकों ने मूल्यांकन किया कि क्या आयोग ने परियोजना के अपने प्रबंधन से सबक सीखा और लागू किया था।
यूरोपीय संघ के लेखा परीक्षकों ने पाया कि चुनौतीपूर्ण शासन के संदर्भ में, विशेष रूप से 2009 तक परियोजना के पहले भाग के दौरान आयोग के प्रबंधन में कमियों के कारण देरी और अधिक खर्च हुआ। परियोजना के दौरान लागत और अपेक्षित लाभों में बड़े बदलावों के बावजूद, आयोग ने ऐसा नहीं किया। यह प्रदर्शित करने के लिए व्यावसायिक मामले का पुनर्मूल्यांकन न करें कि एसआईएस II एक संगठनात्मक प्राथमिकता बनी हुई है जो अन्य अवसरों की तुलना में निवेश पर अधिक रिटर्न प्रदान करती है। लागत और लाभ के पुनर्मूल्यांकन के आधार पर इस बात पर कोई निर्णय नहीं हुआ कि परियोजना को जारी रखा जाए या बंद कर दिया जाए। आयोग ने 2010 से अंतिम परियोजना चरण के दौरान अपने दृष्टिकोण को बदलने और अप्रैल 2013 में एसआईएस II वितरित करने के लिए परियोजना के पहले भाग के दौरान अपने अनुभव से सबक सीखा।
अपने निष्कर्षों के आधार पर, ईसीए ने सिफारिश की कि, बड़े पैमाने पर आईटी प्रणालियों के विकास का प्रबंधन करते समय, आयोग को यह करना चाहिए:
- निष्पादित किए जाने वाले कार्यों के तकनीकी विश्लेषण पर समय सारिणी को आधार बनाएं;
- सुनिश्चित करें कि सभी परियोजनाएं कॉर्पोरेट आईटी प्रशासन व्यवस्था में एकीकृत हों और ठेकेदारों के काम को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए इन-हाउस विशेषज्ञता का पूरा उपयोग करें;
- सुनिश्चित करें कि निर्णय लेने में व्यावसायिक आवश्यकताओं और अंतिम उपयोगकर्ताओं के विचारों को पर्याप्त रूप से ध्यान में रखा जाए;
- परियोजना आरंभ से परियोजना नियोजन की ओर बढ़ने से पहले व्यावसायिक मामले का अनुमोदन सुनिश्चित करना और परियोजना लागत, अपेक्षित लाभ, जोखिम या विकल्प में बड़े बदलाव की स्थिति में इसकी पुन: स्वीकृति सुनिश्चित करना;
- सुनिश्चित करें कि मुख्य परियोजना निर्णयों को निर्णय लॉग में दर्ज किया गया है ताकि उन्हें आसानी से खोजा जा सके;
- सुनिश्चित करें कि जब किसी परियोजना के लिए विभिन्न हितधारकों द्वारा अलग-अलग लेकिन आश्रित प्रणालियों के विकास की आवश्यकता हो तो प्रभावी वैश्विक समन्वय हो;
- इंटरऑपरेबल बिल्डिंग ब्लॉक्स का उपयोग करके बड़े पैमाने पर आईटी सिस्टम विकसित करें जिन्हें एक ही ठेकेदार में लॉक होने से रोकने के लिए आसानी से पुन: उपयोग किया जा सकता है, और;
- न्यायालय के ऑडिट से सीखे गए सबक को डीजी और ईयू संस्थानों, एजेंसियों और अन्य निकायों तक पहुंचाएं। आयोग को मूल्यांकन करना चाहिए कि क्या एसआईएस II के अपेक्षित लाभ प्राप्त हुए थे।
रिपोर्ट के लिए जिम्मेदार ईसीए सदस्य के साथ एक लघु वीडियो साक्षात्कार है यहां उपलब्ध है।
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