यूरोपीय संघ के लेखा परीक्षकों का कहना है कि आयोग को भविष्य की आईटी परियोजनाओं में इसी तरह की देरी और अधिक खर्च से बचने के लिए शेंगेन इन्फो सिस्टम के विकास से सीखे गए सबक को लागू करना चाहिए।

यूरोपियन कोर्ट ऑफ ऑडिटर्स (ईसीए) द्वारा आज (19 मई) प्रकाशित एक रिपोर्ट में कहा गया है कि आयोग ने दूसरी पीढ़ी के शेंगेन सूचना प्रणाली (एसआईएस II) को प्रारंभिक योजना से छह साल बाद और प्रारंभिक बजट अनुमान से आठ गुना अधिक समय पर वितरित किया। चुनौतीपूर्ण शासन के संदर्भ में आयोग के प्रबंधन में कमजोरियों के कारण देरी और अधिक खर्च हुआ।शेंगेन सूचना प्रणाली (एसआईएस) का उपयोग पूरे शेंगेन क्षेत्र में सीमा रक्षकों, पुलिस, सीमा शुल्क, वीज़ा और न्यायिक अधिकारियों द्वारा किया जाता है। इसमें ऐसे व्यक्तियों के बारे में जानकारी (अलर्ट) शामिल है जो किसी गंभीर अपराध में शामिल हो सकते हैं या जिनके पास यूरोपीय संघ में प्रवेश करने या रहने का अधिकार नहीं है। इसमें लापता व्यक्तियों और खोई या चोरी हुई संपत्ति, जैसे बैंकनोट, वाहन, आग्नेयास्त्र और पहचान दस्तावेजों पर अलर्ट भी शामिल है। राष्ट्रीय प्राधिकारियों द्वारा सिस्टम में अलर्ट दर्ज किए जाते हैं रिपोर्ट के लिए जिम्मेदार ईसीए सदस्य श्री पिएत्रो रूसो ने कहा, "2001 में, यूरोपीय संघ परिषद ने शेंगेन सूचना प्रणाली के एक नए संस्करण के विकास के लिए आयोग पर आरोप लगाया," हालांकि, प्रारंभिक समय सीमा अवास्तविक थी और आयोग ने ऐसा नहीं किया। सबसे पहले परियोजना के लिए विशेषज्ञता वाले पर्याप्त कर्मचारी आवंटित करें। इसलिए आयोग केवल 2009 से मुख्य विकास अनुबंध को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम था। इसके अलावा, आयोग ने परियोजना के पहले भाग के दौरान अंतिम उपयोगकर्ताओं के अनुभव और सिस्टम आवश्यकताओं में पर्याप्त बदलाव नहीं किया। केंद्रीय प्रणाली के लिए यूरोपीय संघ के बजट की लागत के प्रारंभिक सांकेतिक अनुमानों ने आवश्यक निवेश के वास्तविक पैमाने को काफी कम आंका। एसआईएस II की पूरी लागत केंद्रीय प्रणाली के लिए €189 मिलियन थी, जिसमें राष्ट्रीय प्रणालियों के लिए €330 मिलियन से अधिक का अनुमान जोड़ा जाना चाहिए। साथ ही, एसआईएस II से शुरू में अपेक्षित मुख्य लाभ नए सदस्य देशों में एसआईएस 1 के सफल विस्तार के साथ कम प्रासंगिक हो गया। लागतों और अपेक्षित लाभों में इन बड़े बदलावों के आलोक में, आयोग ने यह प्रदर्शित नहीं किया कि एसआईएस II ने संगठन के लिए पैसे के लिए सर्वोत्तम मूल्य प्रदान किया है। हालाँकि, आयोग ने परियोजना के पहले भाग के दौरान अपने अनुभव से सबक सीखा, जिससे उसे 2010 से अंतिम परियोजना चरण के दौरान अपना दृष्टिकोण बदलने और अप्रैल 2013 में एसआईएस II वितरित करने में सक्षम बनाया गया। इसके अलावा, उसने पहले ही एसआईएस से कुछ सबक लागू कर दिए हैं। II अन्य बड़े पैमाने पर आईटी प्रोजेक्ट तैयार करने में।

यूरोपियन कोर्ट ऑफ ऑडिटर्स (ईसीए) की विशेष रिपोर्टें पूरे वर्ष प्रकाशित की जाती हैं, जो विशिष्ट ईयू बजटीय क्षेत्रों या प्रबंधन विषयों के चयनित ऑडिट के परिणाम प्रस्तुत करती हैं।

इस विशेष रिपोर्ट (संख्या 3/2014) का शीर्षक है यूरोपीय आयोग की दूसरी पीढ़ी के शेंगेन सूचना प्रणाली (एसआईएस II) के विकास से सबक, जांच की गई कि आयोग ने योजना से छह साल बाद और शुरुआती अनुमानों से कहीं अधिक लागत पर एसआईएस II क्यों वितरित किया। इसने यह भी जांचा कि क्या पूरे प्रोजेक्ट में एसआईएस II के लिए एक मजबूत व्यावसायिक मामला था, जिसमें लागत और अपेक्षित लाभों में बड़े बदलावों को ध्यान में रखा गया था। इसके अलावा, यूरोपीय संघ के लेखा परीक्षकों ने मूल्यांकन किया कि क्या आयोग ने परियोजना के अपने प्रबंधन से सबक सीखा और लागू किया था।

यूरोपीय संघ के लेखा परीक्षकों ने पाया कि चुनौतीपूर्ण शासन के संदर्भ में, विशेष रूप से 2009 तक परियोजना के पहले भाग के दौरान आयोग के प्रबंधन में कमियों के कारण देरी और अधिक खर्च हुआ। परियोजना के दौरान लागत और अपेक्षित लाभों में बड़े बदलावों के बावजूद, आयोग ने ऐसा नहीं किया। यह प्रदर्शित करने के लिए व्यावसायिक मामले का पुनर्मूल्यांकन न करें कि एसआईएस II एक संगठनात्मक प्राथमिकता बनी हुई है जो अन्य अवसरों की तुलना में निवेश पर अधिक रिटर्न प्रदान करती है। लागत और लाभ के पुनर्मूल्यांकन के आधार पर इस बात पर कोई निर्णय नहीं हुआ कि परियोजना को जारी रखा जाए या बंद कर दिया जाए। आयोग ने 2010 से अंतिम परियोजना चरण के दौरान अपने दृष्टिकोण को बदलने और अप्रैल 2013 में एसआईएस II वितरित करने के लिए परियोजना के पहले भाग के दौरान अपने अनुभव से सबक सीखा।

अपने निष्कर्षों के आधार पर, ईसीए ने सिफारिश की कि, बड़े पैमाने पर आईटी प्रणालियों के विकास का प्रबंधन करते समय, आयोग को यह करना चाहिए:

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• निष्पादित किए जाने वाले कार्यों के तकनीकी विश्लेषण पर समय सारिणी को आधार बनाएं;
• सुनिश्चित करें कि सभी परियोजनाएं कॉर्पोरेट आईटी प्रशासन व्यवस्था में एकीकृत हों और ठेकेदारों के काम को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए इन-हाउस विशेषज्ञता का पूरा उपयोग करें;
• सुनिश्चित करें कि निर्णय लेने में व्यावसायिक आवश्यकताओं और अंतिम उपयोगकर्ताओं के विचारों को पर्याप्त रूप से ध्यान में रखा जाए;
• परियोजना आरंभ से परियोजना नियोजन की ओर बढ़ने से पहले व्यावसायिक मामले का अनुमोदन सुनिश्चित करना और परियोजना लागत, अपेक्षित लाभ, जोखिम या विकल्प में बड़े बदलाव की स्थिति में इसकी पुन: स्वीकृति सुनिश्चित करना;
• सुनिश्चित करें कि मुख्य परियोजना निर्णयों को निर्णय लॉग में दर्ज किया गया है ताकि उन्हें आसानी से खोजा जा सके;
• सुनिश्चित करें कि जब किसी परियोजना के लिए विभिन्न हितधारकों द्वारा अलग-अलग लेकिन आश्रित प्रणालियों के विकास की आवश्यकता हो तो प्रभावी वैश्विक समन्वय हो;
• इंटरऑपरेबल बिल्डिंग ब्लॉक्स का उपयोग करके बड़े पैमाने पर आईटी सिस्टम विकसित करें जिन्हें एक ही ठेकेदार में लॉक होने से रोकने के लिए आसानी से पुन: उपयोग किया जा सकता है, और;
• न्यायालय के ऑडिट से सीखे गए सबक को डीजी और ईयू संस्थानों, एजेंसियों और अन्य निकायों तक पहुंचाएं। आयोग को मूल्यांकन करना चाहिए कि क्या एसआईएस II के अपेक्षित लाभ प्राप्त हुए थे।

रिपोर्ट के लिए जिम्मेदार ईसीए सदस्य के साथ एक लघु वीडियो साक्षात्कार है यहां उपलब्ध है।

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